MASSIMA VERSATILITÀ
DI UTILIZZO

Sviluppato in PHP e HTML, sul web è accessibile ed utilizzabile ovunque, senza limiti geografici. Consente la gestione dei dati di intervento da parte della propria rete di tecnici in tempo reale e senza alcuna interfaccia aggiuntiva.

PERSONALIZZAZIONE
ILLIMITATA

Il software gestionale può essere totalmente personalizzato secondo le specifiche esigenze, modificando videate, report, layout di stampa, fino ai singoli campi del database e le conseguenti logiche di funzionamento.

FLESSIBILITÀ
DI INSTALLAZIONE

ARS si adatta alle risorse disponibili. Può essere installato in casa, oppure lasciato in "housing" alla società di sviluppo, delegando la gestione dei backup e le funzioni di storage e monitoraggio del database.

MODULI BASE DEL SOFTWARE

ARS è la soluzione che permette all'azienda di servizi e assistenza di gestire, in maniera efficiente, integrata e professionale, il rapporto con i propri clienti, laddove vengano proposti servizi di post-vendita, manutenzione e/o assistenza tecnica su prodotti, impianti o consulenze esterne. La soluzione ARS è composta da semplici moduli applicativi, che interagiscono tra di loro.

Gestione sicurezza e livelli di accesso

L'intero applicativo è governato da una struttura gerarchica formata da "gruppi" di competenza (es. amministratori del sistema, responsabili o coordinatori, tecnici senior, tecnici junior, etc.). Non esistono limiti nella creazione e nella manutenzione dei gruppi gerarchici; opportunamente configurati, tali livelli consentono di automatizzare e personalizzare i comportamenti della maggior parte dei moduli e delle singole schede di gestione dei dati. L'interfaccia grafica per la creazione dei livelli gerarchici è veloce e intuitiva. Una volta creata la struttura da parte di un amministratore, ogni utente/dipendente verrà inserito in un "gruppo" di appartenenza, e da quel momento potrà usufruire degli automatismi a lui assegnati. Il livello successivo di security è l'autorizzazione, per ogni gruppo di lavoro, ad accedere o meno ai vari moduli del programma e, nel dettaglio, ad utilizzare le funzioni tipiche di gestione dati di un database.
- Il primo step di autorizzazione consiste nell'abilitare il gruppo (e quindi l'utente) all'uso di determinati moduli operativi (e l'utente vedrà solo quei moduli).
- Il secondo step consente di specificare per ogni modulo abilitato, che cosa l'utente può fare (o non fare) sui singoli dati di quel modulo. In breve, si autorizza, con semplici flag, l'uso delle più comuni funzioni di database, ovvero: INSERT, EDIT, CANCEL, VIEW, PRINT, etc...

Anagrafica Clienti - Sedi legali e operative

L'anagrafica clienti gestisce tutti i dati significativi del cliente, sia amministrativi (per le intestazioni dei report al cliente), sia tecnici che operativi. Esistono due livelli di anagrafica cliente: la sede legale e la/le sedi operative, direttamente collegate ai dati principali. Nella scheda "sede legale" sono inseriti dati anagrafici puri (es. ragione sociale, indirizzo, telefono, fax, etc..) e dati necessari alla gestione dei moduli di assistenza, quali per es.:
• Listino associato
• Account per ricezione report PDF
• Referenti tecnici coi dati personali

Alla scheda "sede legale" sono collegate una o più anagrafiche secondarie, che identificano le filiali e/o le sedi di intervento; oltre ai dati anagrafici di base (che sono il riferimento per l'invio del report di intervento tecnico), tali schede contengono dati specifici alla singola sede, quali per es.:
• Ore trasferta A/R (per calcolo ore totali)
• Referente tecnico della filiale
• Credenziali di login per l'accesso a servizi di utilità (help-desk, inquiry, etc.)

NB: gestendo correttamente flag e account in anagrafica, tutti i referenti possono essere abilitati alla ricezione delle e-mail contenenti i rapporti di intervento PDF.

Anagrafica Dipendenti

L'anagrafica dipendenti gestisce tutti i dati significativi dell'utente, per le competenze (gruppo di lavoro, qualifica, etc...), per le credenziali e per la gestione dei rapporti di intervento. Nella codifica dell'utente, oltre ai dati personali e all'assegnazione della qualifica, vengono gestiti dati operativi necessari all'uso delle procedure, e dati informativi quali:
• Possibilità di ricevere in copia i report PDF inviati ai clienti, e gli avvisi di rinnovo contratti a ore;
• Gestione dei rimborsi chilometrici e della retribuzione (per statistiche di redditività);
• Credenziali di login utente;
• Firma digitalizzata da allegare al report.

Tabelle Operative

Le tabelle tipicamente gestionali (codice e descrizione) vengono utilizzate per la selezione di attività, causali o tipi di intervento nelle videate di inserimento dati. Alcune tabelle possono anche essere associate a costi orari di un listino. Le tabelle standard previste sono tre:
• Tipi di attività
• Tipi di intervento
• Causali di intervento
e non hanno limiti di creazione delle singole voci. Inoltre si possono creare tabelle personalizzate, associabili a loro volta agli utenti, ai clienti o alle attivita operative

Anagrafica listini e costi orari

La gestione listini consente di codificare N codici listino, che contengono i costi orari per singola voce di attività (costo standard e straordinario).
• Il codice listino viene associato al cliente (cioè a piu clienti), nell'anagrafica clienti (sede legale).
• Al momento della compilazione di un rapporto di intervento, in base all'attività svolta dal tecnico (e indicata sul report) il programma calcola automaticamente l'importo dell'intervento, moltiplicando le ore totali lavorate per il costo orario relativo al listino associato a quel cliente (tranne nei casi di contratto a ore, con costo fisso).

Anagrafica contratti ore a scalare

Al cliente può essere caricato un contratto di assistenza consistente in un pacchetto di ore a scalare; il codice contratto viene riconosciuto dall'applicativo e associato automaticamente al cliente ad ogni inserimento di rapporto di intervento, per il calcolo degli importi e per la gestione delle ore residue. Questa gestione e alternativa ai listini.
• Una volta codificata la scheda contratto, inserito il costo orario (fisso per tutte le attività) e assegnato il monte ore iniziale pattuito, il sistema gestisce ad ogni intervento l'addebito delle ore, provvede al calcolo del fatturato e attiva un controllo automatico qualora le ore residue siano inferiori alla soglia minima di rinnovo.
• Al tempo stesso notifica via e-mail al cliente e ai responsabili di ARS la necessità di rinnovare il pacchetto ore (con facoltà di rinnovo del tutto automatica).

Anagrafica contratti di manutenzione

I contratti di manutenzione vengono caricati per la gestione di un apparato o di un impianto, qualora il cliente, anzichè un pacchetto ore a scalare, paghi un canone mensile per la manutenzione fissa e periodica (on-site o in assistenza remota - es. nel caso di un apparato hardware).
• La dinamica della compilazione dell'intervento tecnico è del tutto simile a quella degli interventi a ore, ma senza la gestione dei costi orari, e con possibilità di personalizzare i report di intervento in base alla tipologia dell'attività svolta.
• Nella versione standard, la gestione dei rinnovi contrattuali è automatica, e prevista all'inizio di ogni anno solare.